Å ha ansvaret for arrangement er en omfattende oppgave. Det er viktig at ansvarlige (ledelsen) for arrangementet starter arbeidet med sikkerhet og beredskap tidlig og overholder de lover, regler og søknadsfristar som gjelder. Ansvaret for sikkerhet ved arrangement er ene og alene arrangørene, men kommunen ønsker å informere og hjelpe arrangørene i arbeidet med å lage gode og trygge arrangement. Det er derfor utarbeidet ei sjekkliste som skal gjøre det enklere for arrangørene å holde oversikt over de lover og regler som må overholdes.
Arrangører av store arrangement bør sette seg inn i Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) sin veileder for sikkerhet ved store arrangementer.
Arrangement i Grimstad - sjekkliste for ansvarlige
1. Sikkerhetsplan
Store arrangementer er definert som “arrangementer med store ansamlinger av mennesker og/eller med potensial for store ulykker” (DSBs veileder). Dette gjelder de fleste typer arrangementer som eksempelvis idrettsarrangement, stevner, festivaler, konserter osv. Felles for disse er at det er flere personer enn normalt samlet innenfor et område i en tidsavgrenset periode. Dette gjør risikoen for ulykker og uønskede hendelser større enn normalt.
Potensialet for ulykker vil blant annet være avhengig folketetthet, arrangementssted, type arrangements, publikumstype og adferd. Det er viktig at arrangøren utarbeider en sikkerhetsplan som bygger på en grundig risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) av arrangementet. Dette vil redusere risikoen for ulykker og uønskte hendelser.
Politi/brannvesen/lege skal varsles ved ulykker og uønskede hendelser.
Som hjelpemiddel har kommunen laget en mal for utarbeidelse av sikkerhetsplan ved store arrangement som arrangører kan benytte.
Utfylt sikkerhetsplan skal sendes til Grimstad kommune minst 2 uker før arrangementet: postmottak@grimstad.kommune.no
Sikkerhetsplanen bør bli evaluert og ajourført i etterkant av arrangementet.
2. Melding til politiet og brannvesen
3. Søknad om leie av offentlige arealer
4. Melding om matservering
5. Melding om overnatting
Brannvesenet skal ha beskjed når det skal overnattes i skoler, forsamlingslokaler, idrettshaller eller andre bygninger som ikke er beregnet for overnatting.
6. Melding om musikk, reklame mm
7. Pyroteknikk og fyrverkeri
Forskrift om håndtering av eksplosjonsfarlig stoff:
Forbrukere kan avfyre fyrverkeri klasse II og III på nyttårsaften mellom kl. 18.00 og 02.00, med mindre annet er bestemt i eller i medhold av denne forskriften.
Plass for avfyring av fyrverkeri skal velges slik at det ikke oppstår skade på liv, helse, miljø og materielle verdier.
Oppsetting og avfyring av fyrverkeri klasse II, III og IV, illuminasjon med fakler o.l. må ikke finne sted i tettbebyggelse eller nær tørr skog eller andre brannfarlige omgivelser uten tillatelse fra leder av brannvesenet.
7. Tillatelse til skjenking av alkohol